Behandling av personuppgifter

Information om dataskyddsförordningen och behandling av personuppgifter vid Stiftelsen Hemmet i Åbo.

Den 25 maj 2018 infördes EU:s nya dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation) som är en lag. Lagen reglerar hur företag och organisationer ska behandla personuppgifter. Nedan redogörs för Stiftelsen Hemmet i Åbo rs. rutiner för behandling av personuppgifter.

Det huvudsakliga syftet med dataskyddsförordningen är att skydda de enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Personuppgifter enligt GDPR är all slags information och data som direkt eller indirekt, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan hänföras till en fysisk person. Detta kan vara namn, personnummer och bilder men också sådana uppgifter som indirekt kan kopplas till fysiska personer. Eftersom vi i flera avseenden behandlar personuppgifter vill vi informera om vilka regler som gäller och vad vi gör för att säkerställa personers integritet hos oss som pensionär, anhörig, personal eller samarbetspart. Före behandling av personuppgifter görs alltid en bedömning av krav på nödvändighet och lagringstid.

Information om tiden för behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när en pensionär ansöker om bostad/service hos oss, när pensionären flyttat in och även en tid efter att hen avslutat sin service hos oss. Pensionärernas integritet är viktig för oss och vi vill informera om våra förfaringssätt.
Vi behandlar också personuppgifter i samband med rekryteringen av personal, under anställningen och en tid efter att anställningen har upphört.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen Hemmet i Åbo är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi själva skapat eller som annat företag gör på vårt uppdrag.

När du ställer dig i bostadskön
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan, t.ex. adressuppgifter och telefonnummer, samt födelsetid. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Årliga gallringar av personer som inte kvarstår i kön genomförs. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Motsvarande gäller om kontaktpersonen i din ansökan är en anhörig eller intressebevakare.

När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Bedömningsinstrumenten RAI och RAVA samt vårdjournalprogrammet Abilita är digitala system som vi använder för att sammanställa information om dig och dina service- och vårdbehov. Endast personer för vilken informationen är relevant (t.ex. vårdpersonalen) har tillgång till informationen. Hyresavtalet/serviceavtalet delges enbart bokföringsbyrån och uppbevaras i pappersversion så länge ditt boende är aktuellt, samt enligt gällande arkiveringsanvisningar i vårt arkiv efter att ditt boende har upphört.

När hyresförhållandet är slut
Efter avslutad service hos oss att gallrar och rensar vi personuppgifter om dig och vissa uppgifter sparas i enlighet med gällande arkiveringsanvisningar.

Som anställd
Vi använder timuppföljningsprogrammet Työvuorovelho. Dina arbetsavtal och kontaktuppgifter sparas i pappersformat och i dataprogrammet Työvuorovelho, som administreras av vår bokföringsbyrå Accountor. Läkarintyg och annat känsligt material hanteras enbart av den utsedda förmannen samt de personer i administrationen som behöver få tillgång till materialet så att nödvändiga åtgärder kan vidtas. Läkarintyg som sträcker sig över 10 dagar eller mera skickas också till FPA per post.
Vid avslutat arbetsförhållande sparas och arkiveras relevanta uppgifter i pappersformat och i Työvuorovelhos arkiv enligt gällande arkiveringsanvisningar.

Som förtroendevald och volontär
Förtroendevaldas och volontärers uppgifter dokumenteras. För att vi skall kunna sköta olika former av kommunikation ber vi om att få namn, adress, e-postadress och telefonnummer. För obligatorisk anmälan till Patent- och registerstyrelsen samlar vi också in uppgifter om förtroendevaldas personnummer samt vistelseort. Volontärers uppgifter förstörs efter avslutat uppdrag.

Leverantörer av produkter och tjänster
Vid köp av produkter och tjänster kan insamling, registrering, lagring och bearbetning ske av följande personuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, titel, företagsnamn, adress, FO-nummer (org. nr.), kontonummer och faktureringsinformation med avsikt att uppfylla avtalet som Stiftelsen Hemmet i Åbo har ingått med dig eller företaget du representerar. Efter avslutat samarbete förstörs uppgifter och arkiveras enligt gällande arkiveringsanvisningar.

Med kundens samtycke kan kunden till Villa Vindens café och cateringservice registreras i register som används för marknadsföring och nyhetsbrev.

Samma info som ovan kan laddas ner som pdf här.

Åbo den 26.2.2020

Fredrika Abrahamsson
Stiftelsen Hemmet i Åbo sr.